El coronavirus ha puesto de manifiesto la debilidad e incluso inexistencia de la comunicación interna en las empresas. En este momento de incertidumbre en el que las plantillas se encuentran dispersas a causa de los confinamientos, los ERTE y el teletrabajo, saltan a la luz multitud de problemas de comunicación entre estos equipos y los que se encuentran trabajando en los centros productivos, puntos de venta o en ruta, muchos desconectados y sin posibilidad de comunicarse con los compañeros de las oficinas centrales.

Para resolver esta problemática, las empresas deben apostar ahora más que nunca por la comunicación interna. Es esencial que los empleados estén informados sin importar dónde desarrollan su trabajo. Esto hará que el clima laboral mejore y se refuerce la cohesión entre departamentos. Y para conseguirlo, la organización deberá tener en cuenta cinco aspectos indispensables.

1. Sé veraz y evita los mensajes falsos

Ignorar los problemas no hace que desaparezcan. Lo mismo ocurre con los mensajes sobre el coronavirus dentro de la empresa, evitarlos no aportará ninguna ventaja al clima laboral, más bien al contrario, proyectará una imagen negativa de la compañía, como si viviera al margen de la realidad u ocultase algo a la plantilla.

Los trabajadores tienen derecho a estar informados, conocer la situación real de la empresa, cuál es su deriva y sus novedades. Ocultarles esto repercutirá negativamente en el vínculo entre empresa y equipo.

En este sentido, resulta muy eficaz definir un plan anual de comunicación interna que incluya, entre otras consideraciones, las pautas de actuación de la llamada “nueva normalidad”. Además de crear una comunicación interna sólida, este documento servirá de guía a los empleados y les animará a comenzar el año confiando en su empresa.

Lo mismo ocurre con los mensajes falsos. En el medio y largo plazo, son insostenibles y acaban por estallar provocando el efecto contrario que querían conseguir. En vez de apaciguar los ánimos, exaltan y provocan quejas y tensiones. Dos ejemplos de esto serían maquillar la situación real de la empresa si esta se encuentra en dificultades financieras o negar un problema legal que afecte al devenir de la organización.

2. Involucra a la dirección

Para crear un vínculo sólido entre la empresa y los trabajadores es necesario que exista confianza. Y esa confianza se consigue cuando la dirección es clara y honesta y lleva a cabo una política de actuación coherente con su comunicación interna.

Aunque exista un responsable de comunicación, en momentos excepcionales como este es importante que la persona que lidera la organización tome la palabra y haga saber al equipo cuál es la deriva de la empresa, los retos a los que se enfrentan y la estrategia a seguir.

Los empleados agradecen tanto las informaciones claras acerca de su futuro como los mensajes motivadores que premian el trabajo bien hecho. Vivimos una etapa complicada, de mucha incertidumbre, y saber que la empresa es consciente de esta realidad y reconoce el esfuerzo realizado por toda la plantilla es un potente motor de cambio.

3. No discrimines a ningún empleado

El coronavirus ha agrandado las diferencias que ya existían entre los diferentes departamentos. En empresas de sectores tan variopintos como la construcción, la agricultura, el retail o la logística, los trabajadores desarrollan sus tareas en diferentes centros productivos. A menudo, algunos de estos centros se encuentran desconectados del resto de departamentos y los trabajadores se sienten, en cierto modo, ajenos a lo que ocurre en la empresa.

Muchos de ellos tienen la sensación de ser los únicos que trabajan, de mantenerse al pie del cañón en una situación complicada mientras otros compañeros se sienten seguros en las oficinas o, incluso, trabajando desde casa.

Es el momento de demostrar a los equipos “desconectados” que la empresa apuesta por ellos, que tiene en cuenta sus necesidades y busca respuestas a sus peticiones. La instalación de pantallas táctiles en las salas de descanso comunes o la entrega de tablets para el personal que está en continuo movimiento son dos acciones que pueden reducir en gran parte ese precipicio interdepartamental.

Una buena empresa es aquella que no discrimina a ningún empleado por ningún motivo y estar informado de todo lo que ocurre y fomentar la interacción entre compañeros es una forma de conseguirlo.

4. Dedica tiempo a conocer a tu equipo

La empresa debe poner al alcance de los empleados las herramientas que ayudan a potenciar y mejorar la comunicación interna, pero también es importante que los mensajes que se transmitan sean útiles y valiosos para todos y fluyan en todos los sentidos dentro del organigrama: de arriba abajo y viceversa y de forma transversal.

Para que la comunicación dentro de la empresa sea efectiva se deben involucrar todos los actores: dirección, comunicación, recursos humanos, comité de empresa, managers y el resto de empleados.

Si todos ellos participan, los mensajes serán más variados y valiosos. Representarán más puntos de vista y no solo el de la dirección, que es lo que suele ocurrir.

Para ello, es esencial conocer las preocupaciones, deseos y motivaciones del equipo. Es necesario realizar encuestas, bajar al terreno y hablar con las personas, participar en los corrillos que se forman a la hora del café, de esa manera responderemos realmente a lo que necesitan.

Todos los departamentos sentirán que tienen voz dentro de la organización. Sentirán que sus demandas son escuchadas y así como sus ideas y propuestas de mejora.

5. Haz balance de 2020

Aprendemos de los errores. Aunque nuestra comunicación interna haya sido nefasta en 2020, debemos analizar las acciones llevadas a cabo durante el año para identificar nuestros aciertos y fallos y tenerlos en cuenta en el plan de comunicación interna de 2021.

Todo el mundo se equivoca y la lección que debemos sacar de todo lo vivido en los últimos meses es que cualquier situación adversa puede convertirse en un motor de mejora. 

Aprendamos de esto y anticipémonos a las siguientes crisis creando una comunicación interna fuerte y coherente.