La vuelta a los eventos presenciales, tras las duras restricciones de los meses pasados, ha sido un reto donde los aspectos fundamentales son la seguridad y la salud.
La gestión de eventos post confinamiento se ha convertido en un reto no sólo desde el punto de vista de la reactivación de la economía sino desde el compromiso de dar respuesta a las necesidades de la sociedad. El covid ha supuesto una disrupción en el concepto de la gestión de eventos y para quienes nos dedicamos a ello nos ha llevado a reinventarnos para dar la mayor tranquilidad a los asistentes y personal laboral.
La privación de ocio junto con el miedo al contagio, pero con el deseo de poder acudir con seguridad a aquellos eventos que nos hacían disfrutar de nuestras aficiones y de los nuestros, nos ha hecho replantearnos las prioridades en la gestión de los mismos. Ha requerido una nueva planificación y una coordinación más exhaustiva priorizando no sólo la normativa vigente en materia de seguridad de covid, algo que hemos tenido que integrar en nuestro día a día, sino que ha requerido la incorporación de nuevos métodos y protocolos en el diseño y gestión de los eventos.
Podemos diferenciar dos momentos claves en la gestión de los eventos en época COVID:
1) Pre-evento: en el cual debemos diseñar los planes de contingencia no solo habituales en un evento sino el especifico de medidas anticovid, en el cual están incluidos:
Información actualizada de las medidas Covid en la Comunidad Autónoma donde se realice el evento. Esto conlleva una actualización constante de las normas sanitarias de aplicación por parte del gobierno autonómico implicado.
Planes de contingencia específicos para la instalación anfitriona del evento que debe recoger, por un lado, las medidas a seguir por el personal laboral y, por otro, las medidas relacionadas con el público asistente.
En relación al personal laboral debemos reseñar la necesidad del aumento de recursos para controlar las medidas de prevención y minimizar los riesgos de los eventos; debemos realizar campañas informativas vinculadas a los protocolos específicos en materia covid. Esto ha supuesto para las empresas nuevas inversiones formativas y el desarrollo de plataformas on line adaptadas a la nueva realidad que estamos viviendo. El personal laboral debe estar durante todo el evento informado y asesorado en materia covid.
Indispensable es para el personal su seguridad, por eso nuestro compromiso de dotarles de todos aquellos medios necesarios para su seguridad como son las mascarillas, medidas de higiene y pruebas de antígenos y PCR.
Con respecto al público asistente debemos asegurar los protocolos elaborados y adaptados al evento de la mano de nuestro partner. Deben estar claramente identificados los aforos, los controles de acceso para evitar aglomeraciones, la gestión de colas, los flujos de tránsito de personas, la distancia de seguridad, la correcta y clara señalización, toma de temperatura, sitios preasignados y entradas anticipadas y nominativas. Para asegurar estos ítems debemos apoyarnos e introducir nuevas tecnologías que nos hagan ser más agiles en el control de dichas medidas.
2) Durante el evento la supervisión de los protocolos y los planes de contingencia debe hacerse de una manera exhaustiva, priorizando la sensibilización y seguridad de los asistentes al evento, teniendo especial cuidado en los llamados puntos calientes que es donde se pueden producir mayores aglomeraciones.
Un aspecto clave para asegurar la trazabilidad de los potenciales contagios en un evento, es la recopilación de los datos personales para el posible tratamiento de los casos sospechosos de covid, siempre asegurando el cumplimiento de LOPD.
Por todo ello el conjunto de todas estas medidas y protocolos es lo que nos llevará al éxito en la seguridad de la celebración de un evento. Los eventos presenciales son posibles y necesarios.