A mediados de marzo, el sector de eventos sufrió uno de los momentos más difíciles de su historia: la prohibición indefinida de la celebración de reuniones y eventos para zanjar la propagación del coronavirus. Esa nueva realidad, que nos impedía materializar nuestro trabajo como conectores de personas y generadores de experiencias físicas, nos llevó a plantearnos: Y ahora, ¿qué? Y ahora, ¿cómo?
Enseguida nos pusimos a investigar, a crear debate y a extraer ideas para explorar nuevas formas de organizar encuentros gracias a la multitud de opciones que ofrecen las plataformas online.
Observamos que, paradójicamente, durante el confinamiento se empezaban a organizar más eventos que nunca. Y detectamos que la necesidad de conectar, reflexionar y comunicar estaba aún más viva que antes, ofreciendo opciones en las que compartir espacio físico no era indispensable. Percibimos, además, cómo el colosal sistema digital había irrumpido en todos los hogares del mundo, abriendo una infinidad de "escenarios" y cubriendo cientos de demandas.
Dicen que, durante los periodos de crisis, la innovación se dispara. Y así fue en nuestro caso. Desde Impact Hub, conscientes de las oportunidades de los nuevos formatos, exploramos a fondo y prototipamos soluciones para este entorno remoto y virtual. En tiempo récord, testeamos la producción de webinars y creamos una parrilla de contenidos semanales que después subimos a YouTube para que más gente pudiera ser partícipe. Nos hicimos presentadoras, formadoras y facilitadoras, incorporando ciertas dosis de learning by doing en el camino. Y nos dimos cuenta de que estas opciones debíamos ofrecérselas a nuestros clientes.
A nuestros eventos presenciales clásicos añadimos dos nuevos formatos. En primer lugar, los virtuales, incluyendo soporte en la producción, localizaciones singulares y diseño de la experiencia online. Y en segundo lugar, los eventos híbridos, una manera de generar dos experiencias igualmente impactantes tanto para los asistentes presenciales como para quienes están conectados en remoto. Supone llevar un evento a cabo de manera más económica y aumentar el alcance al replicar las piezas audiovisuales en diferentes canales.
Todo ello lo paquetizamos en un nuevo catálogo de servicios para que empresas y organizaciones pudieran celebrar eventos sostenibles, seguros, inspiradores y accesibles. Y, por último, lo incorporamos a una renovada sección en nuestra web, considerándose como un ejemplo de buena práctica y resiliencia.
En el campo de los eventos, hay detractores del online y ponen como ejemplo la crisis del 2008 donde se experimentó una auténtica explosión del streaming para eventos, que nunca llegó a cuajar. Pero, a diferencia de lo que ha sucedido ahora, aquel año no tuvimos a 40 millones de personas confinadas en casa delante de una pantalla, comprobando y experimentando en primera persona las bondades y desventajas de asistir a un evento online.
Esta situación provocada por la COVID-19, tan dura en muchos ámbitos, y tan radical en el sector de los eventos presenciales, ha supuesto, sin embargo, una experiencia de aprendizajes inesperados. Hemos constatado que nada, absolutamente nada, podrá reemplazar al evento presencial y que no podemos pedir al digital lo que no puede dar. Pero también hemos descubierto que el evento online aumenta su propia viabilidad (al combinar formatos y evitar desplazamientos para ponentes o asistentes), y va a generar encuentros que quizá en persona nunca se habrían dado.