Excel existe desde el año 1985. Hace más de treinta años, este software supuso una revolución en la presentación de informes corporativos y durante este tiempo, nada ha cambiado, ya que los grandes grupos empresariales siguen utilizando esta herramienta para gestionar su rendimiento, bien por falta de algo mejor o de alternativas viables. Excel vio aparecer internet, luego la web, y siguió evolucionando tecnológicamente de forma inmutable.

Desde luego es un formato perfecto para la recopilación de datos, pero desde luego no es la mejor forma de “digerir” esa información. Hoy en día, en la era del big data, de la analítica y el business inteligence, hay herramientas de reporte de datos bien desarrolladas y pensadas para la visualización, que faciliten la interpretación y la toma de decisiones.

El “último kilómetro” de los datos

Normalmente el Big Data que se obtiene en las compañías está disponible en varios sistemas de información y en bases de datos diferentes, siendo la práctica más común la de extraerlo y unificarlo en un único archivo de Excel. De hecho, una de cada cinco empresas utiliza Excel para la comunicación interna.

No hay nada malo en ello, ya que es un programa excelente para estructurar datos cuando no se trata de una cantidad enorme. Pero cuando hablamos de volúmenes importantes y además se quieren sacar conclusiones de ellos, hay que buscar nuevas vías. Actualmente es necesario facilitar la forma de compartir datos dentro de las empresas, ya que el trabajador necesita consumirlos fácilmente para tomar decisiones.

Para gestionar un negocio o comunicar su rendimiento, se recomienda simplificar la información compleja para entenderla mejor. Y para esto, Excel no es una herramienta de información que se caracterice por ser clara y sencilla.

Los datos están destinados a ser compartidos

Según una encuesta realizada a 2.000 personas en los Estados Unidos y el Reino Unido:

• más del 80% de los empleados desea que sus gerentes compartan información más orientada al negocio.
• el 25% de los trabajadores tiene o conoce a alguien que ha dejado su trabajo porque no estaba suficientemente informado sobre el rendimiento de su empresa.
• más de la mitad de las personas admite que tener acceso a los datos de la compañía ha contribuido significativamente a mejorar su propia productividad.

Y esto significa que los indicadores de rendimiento y otros datos importantes deben ser comunicados a todos los niveles de la jerarquía de la empresa.

Los datos deben ser pedagógicos

Para que este intercambio de información dentro de una empresa funcione, comunicándola a todos sus niveles de jerarquía, los equipos necesitan herramientas que les faciliten la visualización de los datos. Excel no es la solución o herramienta correcta para esto, porque:

1. No es una herramienta de reporte, sino de estructuración de datos. Tiene 1.000 funcionalidades y no todo el mundo sabe cómo usarlas. Al final, los equipos operativos terminan realizando sus informes a mano en Excel, sin saber cómo utilizar la mitad de las opciones que ofrece. El problema es que ninguna de estas características es relevante para la visualización de datos. Excel permite hacer cálculos avanzados, pero no está hecho para presentaciones, de ahí que Microsoft combinara Excel con Powerpoint. Por el contrario, existen herramientas actuales de "storytelling" a través de datos que permiten contar historias de negocios que se pueden leer en una pantalla. Es un camino que aún no todos han logrado tomar.
2. La información principal no es visible a primera vista: cuando se mira una tabla de Excel, uno se enfrenta a una montaña de datos brutos. Y de un vistazo, es imposible determinar lo que es importante y lo que no lo es. Sin embargo, si se trasladan estos datos en un gráfico, jugando con los colores, todo se vuelve más claro.Estas herramientas de visualización de las que hablamos pueden utilizarse para resaltar aspectos importantes de un conjunto de datos, pero en un archivo de Excel es difícil encontrar directamente lo que estás buscando. Una herramienta de informes no está adaptada si los empleados no ven en dos segundos la información importante para ellos.
3. Son difíciles de analizar: no podemos enfatizar esto lo suficiente, pero las tablas de Excel nunca pueden ser entendidas de un vistazo. Peor aún, el volumen de datos en el archivo puede inducir a error al lector. Un equipo podría tomar malas decisiones debido a estos problemas de interpretación. Además, las personas que sólo están familiarizadas con las hojas de cálculo tienden a crear gráficos que distorsionan la realidad, o que son sencillamente ilegibles. Porque estos gráficos son la mayoría de las veces recomendaciones de Excel (como el circular o el 3D). Y quizá no serían lo màs recomendado a la hora de consumir la información en un contexto y para tratar de contar una historia.
4. Pérdida de seguimiento de datos históricos: estos archivos no están diseñados para almacenar estos datos. Con frecuencia, para mantener el volumen de datos contenidos en un archivo razonable, se actualizan y los equipos los pierden. El archivo de Excel a menudo incluye los datos más recientes y excluye, por razones de legibilidad, los más antiguos. Esto hace difícil, si no imposible, identificar tendencias en una determinada cronología. Pero también para comparar datos a lo largo del tiempo.
5. Excel no es una herramienta de colaboración: en la era de la colaboración, siempre es difícil compartir Excel dentro de grandes equipos. Esto se debe a que los datos pueden ser fácilmente modificados o incluso borrados accidentalmente. El archivo de Excel raramente se trabaja en tiempo real. En el mejor de los casos, se compartirá por correo electrónico una o dos veces por semana con los equipos en cuestión. Esto plantea el problema de perder información entre los cientos de correos electrónicos que los empleados reciben cada día. Además, la colaboración es muy compleja. Cuando un colega está trabajando en la versión 1.1 de su tabla, usted puede ser usted mismo en otra versión 1.2. La falta de colaboración en esta herramienta significa que su trabajo a menudo se perderá.

No cuentes historias con Excel

No es una herramienta pedagógica, ya que una herramienta de información debe ser simple, móvil, estética y comprensible a primera vista. Debe permitir que los datos sean procesables, así como compartir nuestras pantallas con colaboradores, para poder discutir directamente un problema gracias a un chat interno con la herramienta.

Una buena herramienta de información ofrece acciones concretas que cumplan todos los criterios mencionados anteriormente y con Excel, esto es imposible.

La buena noticia es que hoy en día, hay soluciones disponibles para la narración de historias de datos. Esta es la puesta en escena de estos gráficos en historias de negocios destinados a neófitos y personal operativo de grandes grupos. Los datos se comparten como una historia fácilmente legible por un usuario novato y pueden ser utilizados en tiempo real. Además, se comparte información sobre todo tipo de medios de comunicación, móvil y fijo. Esto es generalmente imposible con un archivo de Excel que rápidamente se vuelve ilegible en pantallas más pequeñas.